«Мне только печать шлепнуть»

На вопрос нотариуса о том, что клиент хочет сделать, часто приходиться слышать такие ответы: «Да мне только печать поставить», «Штампик шлепнуть», «Заверить бумажку» и т.д. Так граждане, обращающиеся в нотариальную контору, именуют такое нотариальное действие, как свидетельствование верности копий документов.

В настоящей статье хочу поведать вам, дорогие читатели – потенциальные клиенты, о том, что такое свидетельствование верности копий документов, зачем это нужно и что для этого необходимо.

Начну с того, что свидетельствование верности копий документов – самое распространенное нотариальное действие (в процентном соотношении с другими нотариальными действиями оно составляет примерно 60-70 % всех нотариальных действий, совершаемых нотариусом по просьбе граждан).

Копии документов, засвидетельствованные нотариально, бывают необходимы в случаях, когда законом прямо предусмотрено предоставление копии документа в нотариальной форме (т.е. данные требования записаны непосредственно в законодательстве, регулирующем те или иные отношения), либо один и тот же документ необходимо предоставить в несколько организаций, либо документ, переданный в учреждение может потребоваться в дальнейшем самому владельцу, либо владелец боится утраты подлинника документа  при его пересылке или хранении. Поэтому, за некоторыми исключениями, в большинстве случаев взамен подлинных документов предоставляются нотариально засвидетельствованные копии документов, которые как бы подменяют подлинный экземпляр документа.

Законодательством установлен ряд требований к документам, которые подлежат нотариальному свидетельствованию. Это:

• документ не должен противоречить законодательным актам Российской Федерации;

• документ должен иметь юридическое значение, т.е. затрагивать те или иные права и законные интересы граждан (чаще всего подтверждает юридически значимые факты);

• документ должен соответствовать требованиям, предъявляемым к данному документу, т.е. иметь все необходимые реквизиты;

• документ не должен иметь подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

• не допускается покрытие документа (подлинника) ламинирующей пленкой, т.к. в такой ситуации нотариус не будет иметь возможность установить подлинность предъявленного документа;

• документ должен иметь ясный читаемый текст как на самом документе, так и на печатях и штампах на нем, недопустимо наличие чернильных и иных пятен, препятствующих пониманию написанного;

• не допускается исполнение документа карандашом;

• документ, изложенный на нескольких страницах, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью организации, его выдавшей.

Засвидетельствовать верность копий документов можно у любого нотариуса независимо от места жительства, причем это может сделать как сам владелец документа, с которого сделана копия, так другое лицо по его поручению. При этом нотариусу нужно предоставить как сам подлинник, так и копию. Это необходимо для сличения текста и реквизитов документа с предоставленной копией. Засвидетельствовать верность копии без наличия подлинника документа нельзя, нотариус откажет в совершении данного нотариального действия.

В завершении хотелось бы пожелать гражданам, чтобы они бережно относились к своим документам, при получении документа в организациях и учреждениях всегда читали текст документа и в случае обнаружения недочетов сразу же обращались за их исправлением, а также, обращаясь в нотариальную контору по вопросу свидетельствования верности копии документа, учитывали вышеизложенные требования законодательства, дабы не терять в пустую время.

А.Е. Сорокин,

нотариус Суворовского нотариального округа